IND解释信！

收到了IND的信件，需要我提供解释信，关于问什么会晚交ID续办表格文件。
真是麻烦郁闷人的事情啊 ～～～
我都不知道从何开始下笔，要写些什么，格式又是什么，是荷兰语还是英语？！啊～啊～啊～真是一大堆的问题啊 ～～

恳请高人们指点以下。
最好谁有个模版，发给我看看，让我借鉴一下！！！
小弟无限感激啊!!!

English, if your Dutch is not perfect.

Just tell them the truth. Do not need to be very long or detailed, but should be polite.